Speicherort aktueller Daten und Kataloge + Backups: So gehe ich vor.
Zurück vom Fotografieren und erst einmal die Fotos auf den PC übertragen. So weit so gut. Aber wohin eigentlich? Der lokale Speicherplatz ist bekanntlich immer sehr begrenzt und irgendwann müssen Daten extern ausgelagert werden. Wer seine Ordner dann zufällig von einer Festplatte zur nächsten verschiebt, kommt irgendwann in Teufels Küche, einerseits weil der Überblick fehlt und andererseits weil mit Bildverwaltungs- und Bearbeitungs-Programmen nicht an existierenden Bearbeitungen weitergearbeitet werden kann, da diese nicht mehr verknüpft sind.
Ich habe jahrelang meine Methode optimiert und möchte sie dir hier gerne vorstellen. Beachte aber, dass jeder Fotograf ggfs. eine andere Methode braucht, etwa weil er mit anderen Datenmengen arbeitet, mehr oder weniger Geld für externe Speichermedien hat oder durch abweichende Software auch abweichende Bedürfnisse für die Ordnerstruktur hat.
Mehrere Lightroom-Kataloge!
Meine Methode ist geprägt davon, dass ich primär mit Lightroom arbeite und dort auch meine Bilder verwalte (Tags, Bewertungen, Sammlungen etc.), meine Ordnerstruktur lege ich aber manuell an (wieso stellt sich gleich heraus). Dazu kommt, dass ich mit mehreren Lightroom-Katalogen arbeite. Das hat vor allem den Grund, dass ein einziger Katalog für alle meine Bilder zu groß und entsprechend zu langsam wäre. Also habe ich mir meine Bilder in Katalogen strukturiert, die nach Jahren angelegt sind - bei mir kommen immer 2 Jahre zusammen in einen Katalog. Ich habe also einen Katalog für 2021/2022, für 2019/2020 und so weiter. Für meine Hundefotos, die ja bei gewerblichen Shootings entstehen, habe ich einen eigenen Katalog. Dann trenne ich das von meinen Landschafts- und Stadt-Fotos, denn dort sind auch immer mal wieder ein paar private Bilder dabei.
In den Katalogen befinden sich manuell importierte Ordner, die ich chronologisch nach Aufnahmedatum sortiert habe. Das heißt ich komme vom Shooting und lege mir einen Ordner auf dem PC an, den ich bspw. 2021_04_SONNENUNTERGANG-HEIDELBERG nenne. Eine Strukturierung nach genauem Tag macht keinen Sinn, Jahr und Monat reicht mir aus. Dafür ergänze ich im Titel des Ordners den Inhalt, also einen Hinweis für später, was für Bilder denn da drin sind, denn Ende 2022 weiß ich natürlich nicht mehr, was ich im April 2021 aufgenommen habe. Pro Monat entstehen in der Regel auch mehrere Ordner, sodass der Titel für mich sehr wichtig ist, um schnell die gewünschten Bilder aufrufen zu können.
Ich lege mir die Ordner also manuell an und importiere sie in den Katalog im Modus "Hinzufügen" - also nicht Kopie oder Verschieben, denn sonst würde mir Lightroom meine Organisation zerstören. Zum Thema Importvorgang und die Arbeit mit den Lightroom-Katalogen habe ich auch ein paar Videos im großen Lightroom-Artikel. Falls du hier also bisher nur Bahnhof verstehst, aber mit LR arbeitest, dann schau gerne hier vorbei.
So sieht das ganze dann in Lightroom aus. Durch die Benennung der Ordner werden diese automatisch nach Jahr und Monat aufsteigend sortiert. Teilweise sind die Ordner immer noch sehr groß. Hier übernimmt dann meine Verwaltung in Lightroom, sodass mir da dann Sammlungen, Schlagworte und andere vergebene Kriterien bei der Strukturierung helfen, damit ich schnell zu meinem gewünschten Motiv finde und bspw. nicht meine 1000 Bilder im Mittelmeer-Ordner durchsuchen muss. Wie das funktioniert, soll hier aber kein Thema sein, da empfehle ich dir entsprechend noch einmal meine Videos zur Bildverwaltung mit Lightroom, die du in diesem Artikel findest.
Speicherort der (aktuellen) Fotos
Mit den aktuellen Bildern wollen wir ja in Lightroom (oder einem anderen Programm) arbeiten, sodass hier eine externe HDD-Festplatte nicht geeignet ist, da sie viel zu langsam ist, um synchron damit zu arbeiten. Daher ist es eigentlich immer nötig, die Bilder, mit denen wir aktuell arbeiten möchten, auf der internen (heute in der Regel SSD) Festplatte abzulegen. In 2 Jahren pro Katalog kann unter Umständen einiges zusammenkommen und dafür reicht die interne Festplatte aber selten aus. Hier zahlt es sich dann aus, die Ordnerstruktur manuell anzulegen, sodass es möglich ist, alte Ordner auf eine externe Platte zu verschieben, um sie später bei Bedarf wieder an den ursprünglichen Ort zu verschieben. Für Lightroom ist es wichtig, dass der Ort gleich bleibt und die Bezeichnung des Ordners, andernfalls müsstet ihr zeitaufwändig die fehlenden Bilder suchen und Lightroom den neuen Speicherort zeigen. Dem Katalog macht es aber nichts, wenn aktuell nicht alle Bilder vorhanden sind, weil sie ausgelagert sind. Verschiebst du den ausgelagerten Ordner wieder zurück, kann Lightroom direkt damit weiterarbeiten - kein neuer Import, kein Verlust von Bearbeitungen, Bewertungen, Schlagworten usw.
Wichtig ist dabei nur, dass du immer den Ordner vom PC auf die externe Platte kopierst und die Meldung "Dateien existieren bereits" nicht ignorierst, sondern auf "ersetzen" klickst. Denn sonst gehen dir die Bearbeitungsfortschritte verloren, auch etwaige HDRs oder Panoramas bzw. mit anderen Programmen erstellte TIFFs, die im Ordner abgelegt werden, sie müssen bei jedem Auslagern "mitgenommen" werden. Wenn du Bilder im Ordner seit dem letzten Aus- und wieder Einlagern gelöscht hast, solltest du den gesamten Ordner kopieren und ersetzen, da sonst immer noch die alten Bilder im Ordner der externen Festplatte liegen.
Zu aufwändig? "Externe" NVME M2 SSDs!
Die oben beschriebenen Vorgehensweise habe ich ziemlich lange praktiziert, bis es mir zu aufwändig wurde. Dazu kam, dass der Umstieg auf den MacMini mit M1 ein Downgrade der internen Speicherkapazität gegenüber dem MacBook Pro mit sich brachte. Oben drauf kam, dass ich nun mit 2 PCs an den selben Katalogen arbeiten wollte, sodass eine Ablage des Katalogs auf einem PC keinen Sinn gemacht hätte, da ich diesen immer hätte hin und her kopieren hätte müssen, um synchron zu arbeiten.
Meine Lösung ist die Arbeit mit externen SSD-Festplatten, die so schnell sind, dass ich darauf synchron arbeiten kann. Hier kommen aktuell nur NVME M2 SSDs in Frage, die extreme Lesegeschwindigkeiten haben. Ich arbeite mit den WD Black SN750 SSDs mit je 1 Terabyte Kapazität. Das sind interne Festplatten, die ich dann in ein Gehäuse (ICY-Box) setze, das ich mit USB-C an die Thunderbolt-Anschlüsse meines Macs anschließe. Die Lesegeschwindigkeit beträgt nativ über 3 Gigabyte pro Sekunde, verbunden mit dem Gehäuse und USB 3.1 sind es 1 Gigabyte pro Sekunde - das ist mehr als genug und wesentlich schneller als die meisten internen SSDs, die in Laptops und Komplett-PCs verbaut werden. Für jeden Katalog habe ich eine eigene SSD-Festplatte, die ich mit einem Sticker beschriftet habe. Denn nun ist auch der enorme Vorteil dieser Lösung sichtbar:
Ich kann die gewünschte Platte einfach vom Anschluss meines MacMini trennen und an mein MacBook Pro hängen und sofort weiterarbeiten, da sich sowohl Katalog als auch dazugehörige Dateien auf der Festplatte befinden. Kein Verschieben und Kopieren mehr und gleichzeitig eine enorme Entlastung für meine internen Speicher auf den Macs. Einziges Manko ist der Preis, der mit der Anschaffung der SSDs einhergeht. Einmal damit angefangen bleibt es aber bei knapp 120€ alle 2 Jahre (für den neuen Katalog), da die Preise immer besser werden für die früher unbezahlbaren SSDs, ist das auf jeden Fall machbar. Nur die erstmalige Anschaffung für die vergangenen Jahre war eine Investition, wobei ich mir auf die Festplatte mit den Bilder von 2017 und 2018 auch einen Katalog bzw. die Bilder von früheren Jahren (da überschaubare Datenmengen) gelegt habe. Ich habe also aktuell eine Festplatte für 2017-2018 und früher, eine für 2019-2020, eine für 2021-2022 und eine für die Hundefotos. Dazu kommt, dass die SSDs samt Gehäuse ziemlich klein sind und ohne externe Stromversorgung auskommen. Ich kann also ganz einfach auch im Zug oder im Urlaub mit den SSDs arbeiten, sie passen sogar in die Hosentasche...
Nochmal für dich, falls du dir die von mir verwendeten Produkte genauer anschauen willst:
Konkrete Vorgehensweise und Datensicherung
Ich komme also vom Shooting und übertrage mir die Fotos von der Speicherkarte erst gar nicht auf den PC, sondern direkt auf die entsprechende SSD-Festplatte, lege dort den Ordner an und importiere diesen in den entsprechenden Lightroom-Katalog. Es ist egal, an welchem PC ich das gemacht habe, der Katalog ist auf der Festplatte und so kann ich auch am anderen PC direkt loslegen mit der Bearbeitung bzw. Verwaltung. Ganz wichtig ist nur, dass du die Festplatte nicht trennst, wenn gerade Lightroom darauf zugreift bzw. geöffnet ist. Ein etwaiger Datenverlust ist da wahrscheinlich und sollte natürlich vermieden werden.
Apropos Datenverlust. Natürlich ist so eine SSD nicht unsterblich und kann mal "abrauchen". Daher ist ein Backup zwingend erforderlich, besonders wenn Kunden-Daten im Spiel sind. Ich habe dafür eine große HDD-Festplatte mit 8 Terabyte Kapazität. Die Geschwindigkeit ist nicht entscheidend, Hauptsache es passt eine Menge drauf. Hier kommt nämlich alles drauf, was auf den SSDs ist. Natürlich ist nicht immer alles aktuell, aber in der Regel mache ich das Backup alle 4 Wochen frisch und überspiele die Ordner auf der HDD-Platte. Falls also eine SSD den Geist aufgeben sollte, gestohlen wird etc. habe ich die Bilder mehr oder weniger aktuell gesichert, ebenso den zugehörigen Katalog.
Falls dann noch die HDD "abraucht", habe ich eine doppelte Backup-Lösung. Denn bei einem Brand wären sowohl SSDs als auch die HDD zerstört. Daher benötige ich einen Speicherort außerhalb meiner 4 Wände - entweder also in einem anderen Haus oder idealerweise in der Cloud. Ich habe mich für letzteres entschieden und sichere meine Fotos bei Amazon. Denn hier habt ihr als Prime-Kunde - und das sind ja recht viele - unbegrenzten Cloud-Speicher für Fotos: kostenfrei! Ab und zu also die HDD an den PC hängen und das Programm von Amazon starten, das automatisch Änderungen seit dem letzten Upload abgleicht und entsprechend Ergänzungen durch Upload bzw. Löschungen vornimmt.
Mich würde sehr interessieren, wie du deine Daten speicherst, archivierst bzw. welche Backup-Lösungen du nutzt. Schreib es mir gerne in die Kommentare!